Laatste update: 13 mei 2022
De ledenraad van de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid: Nederlandse vereniging van Commissarissen en Directeuren, statutair gevestigd te Amsterdam, kantoorhoudende Amersfoortseweg 98, 3941 EP Doorn, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 40532104, deze vereniging hierna te noemen: “de vereniging”, acht het dienstig onderwerpen die krachtens artikel 15, lid 3 in samenhang met artikel 20 van de statuten van de vereniging in een reglement nadere regeling dienen te vinden, alsmede onderwerpen met betrekking waartoe de statuten geen of geen volledige regeling bevatten, nader vast te leggen in een Reglement Auditcommissie.
Dit reglement vormt een aanvulling op hetgeen in de wet en de statuten van de vereniging is geregeld omtrent de (rechten en verplichtingen van) leden van de vereniging, de indeling van de leden in en organisatie van kringen en de werkzaamheden en taken van de uitvoeringsorganisatie van de vereniging.
Artikel 1 Begripsbepalingen
Artikel 2 Status en inhoud reglement
Artikel 3 Samenstelling
Artikel 4 Taken en bevoegdheden
De auditcommissie is ingesteld ter ondersteuning van het toezicht door de algemene vergadering van de vereniging, adviseert de algemene vergadering omtrent haar taak en bereidt de besluitvorming van de algemene vergadering daaromtrent voor.
Tot de taak van de auditcommissie behoort: a. het in kennis stellen van het bestuur en de algemene vergadering van het resultaat van de controle, waarbij wordt toegelicht op welke wijze de controle heeft bijgedragen aan de integriteit van de financiële verslaggeving en welke rol de auditcommissie in dat proces heeft gespeeld; b. het monitoren van het financiële-verslaggevingsproces en het doen van voorstellen om de integriteit van het proces te waarborgen; c. het monitoren van de doeltreffendheid van het interne beheersingssysteem, het eventuele interne auditsysteem en het risicomanagementsysteem met betrekking tot de financiële verslaggeving van de rechtspersoon; d. het monitoren van de controle van de jaarrekening; e. het verlenen van de controle en/of beoordelingsopdracht aan de externe accountant; f. het beoordelen en monitoren van de onafhankelijkheid van de externe accountant bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel f van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) of de accountantsorganisatie dan wel het auditkantoor bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdelen a en c van de Wta, waarbij met name wordt gelet op de verlening van nevendiensten aan de rechtspersoon; g. het vaststellen van de procedure voor de selectie van de externe accountant of de accountantsorganisatie dan wel het auditkantoor en de voordracht tot verlening van de opdracht tot het verrichten van de controle; h. het adviseren van de algemene vergadering omtrent het toezicht en (al dan niet voorafgaande) controle op het bestuur met betrekking tot de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en compliance, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving en het toezicht op de significante financiële risico’s op het gebied van geldmiddelen en fiscaliteit en toezicht op de werking van de interne gedragscodes zoals, maar niet beperkt tot, de protocollen Code of Conduct en Klachtenregeling; i. het adviseren van de algemene vergadering omtrent het toezicht op de financiële informatieverschaffing door de vereniging, waaronder keuze van waarderingsgrondslagen voor de financiële verslaggeving, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, prognoses, overige financiële rapportages en het werk van de externe accountant ter zake. De auditcommissie wordt betrokken bij het opstellen van het eventuele werkplan van de controle door de externe accountant; j. het adviseren van de algemene vergadering omtrent het toezicht op de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de externe accountant; k. het adviseren van de algemene vergadering omtrent de beoordeling van het functioneren van de externe accountant tezamen met het bestuur; l. het vervullen van de klankbordfunctie voor het bestuur met betrekking tot bovengenoemde taakgebieden; m. de controle op de jaarlijkse bevestiging van de externe accountant inzake zijn onafhankelijkheid ten opzichte van de vereniging; n. de controle op de jaarlijkse melding van de externe accountant inzake zijn voor de vereniging verrichte werkzaamheden anders dan zijn controlewerkzaamheden.
De algemene vergadering blijft verantwoordelijk voor besluiten, ook als deze zijn voorbereid door de auditcommissie.
Bij de uitoefening van de aan haar door de algemene vergadering toegewezen taken en bevoegdheden draagt de auditcommissie steeds zorg voor adequate terugkoppeling aan de algemene vergadering van de vereniging. De auditcommissie legt verantwoording af aan de algemene vergadering van de vereniging.
Ten minste eenmaal per jaar zal de auditcommissie tezamen met het bestuur aan de algemene vergadering een verslag uitbrengen over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid en wenselijkheid tot wisseling van de verantwoordelijk accountant binnen het kantoor van de externe accountant die is belast met het verrichten van de controle en de niet- controlewerkzaamheden voor de vereniging. De selectie van de externe accountant zal mede afhangen van de uitkomsten van dit verslag.
De auditcommissie kan zich na goedkeuring van de algemene vergadering op kosten van de vereniging laten adviseren door een extern adviseur.
De auditcommissie heeft tevens de mogelijkheid onderwerpen die in het kader van haar verantwoordelijkheden als auditcommissie onderzoek behoeven en van belang zijn voor de vereniging als geheel te agenderen voor nadere informatie. In eerste aanleg is dit een verzoek aan het bestuur. De auditcommissie kan in overleg met het bestuur opdracht geven tot de uitvoering van een specifiek onderzoek door bijvoorbeeld een extern adviseur. In deze gevallen zal de externe adviseur rechtstreeks aan de auditcommissie verslag van bevindingen doen. De auditcommissie zal over het resultaat van de rapportage in eerste instantie overleg plegen met het bestuur.
Artikel 5 Voorzitter
Artikel 6 Vergaderingen
Artikel 7 Verantwoording
Artikel 8 Slotbepaling